terça-feira, 19 de maio de 2009

Cinco maneiras de escrever melhor nas empresas

HSM Management Update nº 60 - Setembro 2008

Cinco maneiras de escrever melhor nas empresas

Todo o esforço dos gestores na hora de escrever deve ser para chegar ao texto conciso.
Artigo Harvard

Em uma época em que todos precisamos trabalhar “mais rápido e melhor” e em que a internet mudou radicalmente o modo como as pessoas lêem e absorvem informações, a escrita empresarial passou a se resumir a uma palavra: concisão. (Um texto conciso que transmita informações complexas de maneira clara e persuasiva.) Se for como a maioria das pessoas, você vive descobrindo que, depois de colocadas todas as informações cruciais, seus documentos sempre têm o dobro do tamanho inicialmente desejado. Não importa se você está escrevendo um e-mail, um projeto, ou o sumário executivo de um relatório complexo, seu desafio será o mesmo: reduzir tamanho sem perder sentido.

A seguir você encontrará alguns conselhos sobre como fazê-lo. À medida que você aprender a aparar as palavras e a substituir generalizações por especificidades, entre outras coisas, você também aperfeiçoará seu estilo de escrever –e muito.

1. EXAMINE A ESTRUTURA

Quais partes de seu texto formam a fundação ou sustentam a laje dessa casa? Quais podem ser eliminadas sem que se abale toda a estrutura?

O velho conselho sobre fazer uma introdução ao texto e, no final, escrever uma conclusão que amarre tudo talvez funcione bem para relatórios longos, mas, na maioria das situações de escrita empresarial, significa construir três paredes onde uma só é suficiente. Não anuncie o que vai dizer; diga.

Em outras palavras, esqueça as aulas de redação da escola que eventualmente recomendavam incluir um parágrafo introdutório com o resumo do que estava para ser abordado. Apague-o e pule direto para a mensagem. Além disso, a própria fundação do texto pode estar maior do que o necessário, com aquelas informações históricas sobre o assunto. O público-alvo precisa mesmo disso para entender seu argumento e convencer-se de sua pertinência? Se não precisa, abrevie.

A regra é ater-se ao ponto principal. Corte qualquer coisa que sirva apenas como adjetivo para ele. Se algum trecho for meramente ilustrativo, jogue fora.

2. AGARRE-SE AO ESPECÍFICO

O específico é como a carne da sua mensagem, enquanto as generalizações são os carboidratos. Sua escrita precisa seguir uma dieta baseada em proteínas com pouco carboidrato. Uma boa estatística ou história vai ficar mais tempo na mente de seus leitores do que qualquer generalização possível.

Pense em como bons políticos devotam tempo precioso às histórias em seus discursos e debates. Eles já entenderam que contar uma história –seja de um soldado ferido, um trabalhador demitido ou um empreendedor criativo– é o melhor modo de ser persuasivo –respectivamente, para aumentar o orçamento militar, fortalecer o seguro-desemprego ou cortar impostos para as empresas.

3. FORMATE EM BUSCA DE ENTENDIMENTO RÁPIDO

Elementos gráficos podem ajudar você a economizar palavras, além de amainarem a leitura. Veja alguns:

• Bullets. Eles facilitam o entendimento dos leitores e encorajam você, o escritor, a comprimir a informação em pequenas partes mais digeríveis, como nesta lista.


• Tabelas. Para comparar e contrastar várias opções, sempre prefira tabelas a texto corrido. Assim você não precisa ficar repetindo o nome de uma empresa ou a característica discutida, por exemplo. Mais importante, em uma tabela se fazem comparações complexas de modo sucinto. O melhor é que o leitor não espera encontrar frases completas numa tabela e aceita até uma letra menor ali.


• Mapas, gráficos e diagramas. Nem preciso explicar quanto eles economizam palavras e facilitam o entendimento, certo?


• Negrito. Você pode estar tentado a dizer “Esse é o ponto importante” para garantir que os leitores não passem batido por ali. Mas enfatize isso visualmente, negritando a palavra. Não acrescente uma frase por isso.

4. ADOTE UM TOM INFORMAL

Escrever para gestores sobre assuntos de empresa pode tornar até os melhores escritores reféns de um texto formal e burocrático –e, portanto, de um texto mais longo, com palavras e frases mais compridas. Eis um segredo: o texto informal é naturalmente mais conciso. Não tenha medo de usá-lo. Nem tenha medo das contrações, como “num”, em vez de “em um”.

5. CORTE E COMBINE

Depois de acabar, releia seu documento frase por frase à procura de maneiras de fundir duas frases em uma e, assim, cortar mais palavras. Por exemplo, transforme estas duas frases:

“Esta apresentação examina os benefícios da terceirização. É minha recomendação reduzir os custos administrativos por meio da terceirização de processos não essenciais tais como o atendimento ao cliente e outros.”

Nesta:


“Poderíamos reduzir os custos administrativos significativamente terceirizando
funções não essenciais como o atendimento ao cliente.”

Confira outros modos de cortar palavras:

• Desista dos títulos longos.
• Acabe com palavras-muleta, como “claramente”.
• Use mais pronomes possessivos. Em vez de “o sucesso da empresa”, que
acabou de ser citada, escreva “seu sucesso”.
• Substitua expressões por palavras únicas –sempre que possível. Troque
“durante aquele período de tempo” por “quando”, por exemplo.


O artigo é de autoria de John Clayton, colaborador da Harvard Management Update.


publicado em: http://br.hsmglobal.com/notas/44123-cinco-maneiras-escrever-melhor-nas-empresas

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